Mijn mail? Nee, die beantwoord ik niet!

Sta jij ook weleens op met een steen in je maag, al gestrest nog voor je je eerste kop koffie achter de kiezen hebt? Zoveel te doen en geen idee waarmee te beginnen?

Marco’s mailmisère

Marco wel. In ben met hem in gesprek. “En je mail dan”, vraag ik hem, “wanneer beantwoord je die?” Er volgt een stilte, Marco kijkt me aan. “Eh, niet. Die beantwoord ik niet.”

Hè? Soms sta ik als coach zelf met de mond vol tanden. “Hoe bedoel je dat precies, ‘niet’?” “Ik beantwoord mijn mail niet”, is zijn eerlijke antwoord. Ik leun achterover, ben even volledig van mijn a-propos. Dit antwoord zag ik met recht niet aankomen.

Let wel. Marco is geen bijna-pensionado die nooit met mail heeft leren werken. Marco is geen persoon die niet uit zijn woorden komt, of die bang is voor contact met anderen. Nee, Marco is een dertiger, een intelligente vent, met een uitdagende functie.  Goed van de tongriem gesneden zelfs.

Maar, ondanks al zijn kennis en kunde loopt Marco helemaal vast. Hij wordt overweldigd door alle werkzaamheden die mede via de mail op hem afkomen. “Waar te beginnen? Wat is belangrijk? Wat wordt er van mij verwacht?” Wow. Het duizelt hem. Marco weet geen keuze te maken en sluit daarom simpelweg zijn mail. Toedeloe! Kop in het zand, geen mail gezien vandaag!  

Overzicht kwijt

Ik ben niet toevallig met Marco in gesprek, maar ben ingeschakeld door zijn leidinggevende, die meldt dat Marco de laatste tijd vastloopt in zijn werk. Hij communiceert niet, stelt geen prioriteiten en geen enkele taak komt af. Ook een duurbetaalde cursus timemanagement heeft niets opgeleverd.

In het gesprek met Marco blijkt het niet beantwoorden van zijn mail het topje van de ijsberg.  Marco is het overzicht over zijn werk volledig kwijt. Hij start zijn dag al met een steen in zijn maag, bang voor het werk dat op hem wacht. Waar moet hij mee beginnen? Alles lijkt belangrijk. Hij opent zijn mail, ziet de vragen die op hem afkomen. Sommige vragen zijn eenvoudig en snel te beantwoorden, andere zijn ingewikkeld, vergen meer tijd. Maar die laatsten lijken belangrijker, dus die dan maar eerst?

Gebrek aan concentratie

Ook meldt Marco dat hij door van alles en nog wat wordt afgeleid. Het concentratievermogen van een garnaal. Afgeleid door telefoontjes, toch nog eens de mail openen (én sluiten), koffie halen, een praatje maken. En tsja, die continue stroom aan WhatsApp berichten draagt ook niet bij aan het geconcentreerd kunnen werken. Terwijl dit juist in zijn werk echt nodig is. Er wordt van hem verwacht dat hij inhoudelijke en analytische rapporten weet te schrijven, heldere managementadviezen kan geven. Maar de afgelopen weken heeft geen rapport zijn bureau verlaten.

Timemanagement is geen oplossing

Marco en zijn leidinggevende zien geen uitweg meer. Jammer, want die uitweg is er zeker! Maar timemanagement is dat niet, werkt in het geval van Marco zelfs averechts. Door timemanagement leer je efficiënter om te gaan met je tijd, zodat er nog meer gedaan kan worden in hetzelfde aantal uren. Voor mensen als Marco levert dit nog meer werkzaamheden op, nog meer taken waaruit ze moeten kiezen, nog meer prioriteiten die ze moeten stellen. Gevolg? Gigantisch veel stress en een werknemer die zich de hele dag laat afleiden van wat nu werkelijk belangrijk is. Niet alleen voor de werknemer heel vervelend, maar ook voor de organisatie als geheel. Een niet functionerende werknemer brengt immers heel veel (materiële en immateriële) kosten met zich mee.

Zacht werken is de uitweg

Maar wat is dan wel de oplossing? Hoe heb ik Marco verder kunnen helpen? Simpel. Door met hem de principes van Zacht Werken toe te passen. Door het zacht werken programma is hij in staat om weer de regie te pakken over zijn tijd en over zijn werk. Hij heeft weer het vermogen om gerichte keuzes te maken en om geconcentreerd, vol aandacht te werken. Hij krijgt zijn taken af en beantwoordt zijn mail. Marco’s hoofd zit niet meer overvol en hij ervaart minder stress. Super voor Marco én voor zijn organisatie.

Weer lekker in je vel en functie

Herken jij je in Marco’s situatie en wil jij ook weer lekker in je vel en in je functie zitten?

Wil jij weer meester zijn over je tijd en je volle aandacht kunnen geven aan zaken en personen die belangrijk zijn?

Wil jij met een opgeruimd gemoed je werkdag kunnen starten en deze met een voldaan gevoel af kunnen ronden?